Wie kann KI den Büroalltag für Ingenieure erleichtern?

Künstliche Intelligenz wird von vielen Menschen immer noch mit einer
besonders futuristisch anmutenden Technik in Verbindung gebracht. Dabei reicht
ein kurzer Blick, um die Omnipräsenz von KI zu zeigen – in modern moderne
Fabriken, überwacht sie den Materialfluss, unterwegs filtert sie in unserem
Smartphone die Bilder nach denen mit Sonnenschein und daheim kann Smart Home
uns per Stimmerkennung die richtige Musik abspielen, während das Thermostat
sich vollautomatisch reguliert. Nicht alles wird von jedem genutzt, aber immer
stärker bricht KI in unseren Alltag ein und eröffnet neue Möglichkeiten.

Doch was verbirgt sich eigentlich genau hinter dem Begriff der „Künstlichen
Intelligenz“? Zusammengefasst handelt es sich hierbei um einen spezifischen
Teilbereich der Informatik, in dessen Zusammenhang der Fokus auf der
Automatisierung und dem Lernen durch besagte Maschinen gelegt wird. Auf diese
Weise soll es möglich sein, menschliche Entscheidungen abzubilden, indem diese
– auf der Basis einer entsprechenden Programmierung – vergleichsweise
selbstständig durch die Maschine getroffen werden.

Damit genau das jedoch funktionieren kann, wird in den meisten Fällen auf
spezifische Algorithmen gesetzt. Diese reagieren der individuellen Situation
entsprechend. So lassen sich Abläufe optimieren egal ob in der Fabrik, daheim
oder auch sogar im Büro. Aber hierzu später mehr.

Künstliche Intelligenz – bereits Alltag oder erst am Anfang einer Entwicklung

KI im klassischen Ingenieursalltag setzt sich u. a. im Zusammenhang mit
Automatisierungstechnik immer stärker durch. Sie kommt aber auch im Hinblick
auf besondere Suchverfahren zum Einsatz oder bei regelbasierten bzw.
logikbasierten Systemen und Anwendungen, mit deren Hilfe eine verlässliche
Fehlerdiagnose erstellt werden soll. Je größer der Pool an Daten ist, auf den
die Ingenieure zugreifen können, umso genauer kann gearbeitet werden. KI lernt
im Idealfall dementsprechend kontinuierlich und kann sich so noch besser an die
Erwartungen der Nutzer anpassen.

Systeme aus dem Bereich der KI basieren auf intelligenten Algorithmen. Im
Ingenieursalltag werden diese z. B. dazu genutzt, auf Daten aus vorhandenen
Statistiken und Wahrscheinlichkeitsrechnungen zuzugreifen und so für ihre Art
des „Denkens“ klassische Erfahrungswerte zu sammeln. Durch die Arbeiten von
Ingenieuren lassen sich so bspw. bereits Blitzeinschläge voraussagen oder Krankheiten
per Mikroskop-Untersuchung genauer erkennen. Das sind jedoch sensible
Entwicklungen. Die Verwendung von KI in diesem hochwissenschaftlichen Kontext
ist noch in keiner Weise obligat. Schließlich muss ein KI Programm, bevor es
auf den Markt gebracht wird, es zahlreichen Tests unterzogen werden.

Im Unternehmerischen Kontext dahingegen ist KI schon längst etabliert.
Bereits seit den Neunzigern gibt es ein Bestreben Geschäftsabläufe an
technische Lösungen zu übertragen. Das fängt bei der Entwicklung von OCR an,
einer Scantechnologie, die Zeichen in verwertbare Daten umwandelt. Bereits vor
zwanzig Jahren konnten Rechnungen erkannt und digital verwertet werden. Die
Technik, damals noch fehleranfällig, kann heute sämtliche Belege, Rechnungen,
aber auch Pläne mit denen Ingenieure auf Geschäftseben zu tun haben, fehlerfrei
digital aufarbeiten. Wo KI in Fabrik und Haushalt noch auf Prüfstand steht, hat
Sie sich für betriebliche Abläufe längst etabliert. Nicht zuletzt, wenn es um
Bürotätigkeiten geht, denn hier hatte sich der Computer am schnellsten
etabliert. Schließlich bietet dieser noch immer den schnellsten Zugang zu
Künstlicher Intelligenz.

Wie können Ingenieure KI zur Erleichterung des Büro- und Buchhaltungsalltags nutzen?

Um maximal von den Vorzügen von KI profitieren zu können, ist es
selbstverständlich unerlässlich, sich über seine individuellen Möglichkeiten
klar zu werden. Weiterhin gilt: je besser die verschiedenen Programme an die
Erwartungen des betreffenden Ingenieurs und seines Aufgabenbereichs angepasst
sind, umso besser.

Hier haben sich in der Vergangenheit vor allem die folgenden
Einsatzbereiche bewährt:

  1. KI zur Automatisierung von Prozessen
    (Immer wiederkehrende Aufgaben lassen sich teilweise – je nach Programm –
    hervorragend an KI Systeme übertragen. Wurden die entsprechenden Richtlinien
    einmal festgelegt, steht einem optimierten Ablauf nichts mehr im Wege.)
  2. Angebotsoptimierung (Die gespeicherten
    Daten lassen sich zudem auch ideal zur Optimierung von Angeboten nutzen. Hier
    können nicht nur die Preise und Konditionen vergangener Angebote abgespeichert,
    sondern auch regelmäßige Sonderwünsche des Kunden vermerkt werden.)
  3. Digitale Belegerkennung (Hierbei handelt
    es sich um eine besondere Fähigkeit von KI, die nicht nur viel Zeit, sondern
    auch Mühe sparen kann. Das System erkennt Rechnungen, Angebote, Lieferscheine
    und Co. und speichert die relevanten Daten an der gewünschten Stelle ab.)
  4. Sprachsteuerung und digitale Kommunikation
    (Anrufe per Sprache tätigen? Wichtige Details ganz einfach über einen
    Sprachassistenten abfragen, ohne händisch suchen zu müssen? Mit den
    entsprechenden Programmen aus dem Bereich KI kein Problem!)
  5. Buchhaltungssoftware (Mit einer
    KI-gestützten Buchhaltungssoftware lässt sich nicht nur der Alltag der
    Buchhalter erleichtern, sondern auch die Kommunikation und der Austausch der
    Daten mit dem Steuerberater optimieren. Buchhalter profitieren hier unter
    anderem davon, sich nicht mit dem Buchen von Rechnungen aufhalten zu müssen,
    sondern können ganz bequem auf die jeweils relevanten Daten zugreifen.)

KI kann für alle Abteilungen Lösungen bieten?

Auch wenn Ingenieure tendenziell aufgeschlossener für technologische
Entwicklungen sind, zeigt sich bei vielen doch immer noch Respekt gegenüber KI-gesteuerten
Lösungen. Und dass in vielen Fällen unbegründet. Vielmehr zeigt sich hier weitestgehend
unabhängig von den jeweiligen Abteilungen, wie effektiv es sein kann, auf die
Daten intelligenter Algorithmen zugreifen zu können. Dementsprechend lohnt es
sich sowohl für kleine als auch für große Betriebe, sich mit den individuellen
Möglichkeiten, die die Lösungen im Bereich der Künstlichen Intelligenz mit sich
bringen, zu befassen und für sich zu entscheiden, welche Vorteile für den
eigenen Betrieb und die entsprechenden Mitarbeiter eine Rolle spielen könnten.

Wer sich hier für die passenden Programme entscheidet, erleichtert nicht
nur den Arbeitsalltag der verantwortlichen Personen in den unterschiedlichen
Bereichen, sondern nutzt auch die Möglichkeit, die Zufriedenheit im Betrieb
gegebenenfalls zu steigern. Auch der Alltag im Büro bzw. in der Buchhaltung
zeigt immer wieder, dass viele Abläufe, wie zum Beispiel das Buchen von
Rechnungen, die Eingabe von Lieferscheinen oder Feedbackgespräche nach einem bestimmten
Standard ablaufen. Und exakt an dieser Stelle kommen die vielseitigen
Möglichkeiten von KI ins Spiel!

Mit den entsprechend angepassten Programmen lassen sich exakt diese Regelmäßigkeiten nutzen, um das Arbeiten in den unterschiedlichen Bereichen effektiver zu gestalten. Wie wäre es zum Beispiel, wenn ein Buchhaltungsprogramm auf der Basis von KI dazu in der Lage wäre, alle relevanten Daten einer Rechnung abzufragen? Würde es nicht Zeit ersparen, sich bei einem Kunden via Chatbot über seine Erfahrungen mit Produkt X zu erkundigen? Immerhin zeigt die Verbindung zwischen Ingenieurswesen und KI auch immer wieder, dass dieses Prinzip, zum Beispiel bei der Suche nach einem bestimmten Fehler im System, funktionieren kann.

Über den Autor:

Fabian Silberer ist Gründer und Geschäftsführer von sevDesk, einer cloudbasierten Buchhaltungssoftware für Selbstständige und Kleinunternehmer. Im Jahr 2013 gründete er zusammen mit seinem damaligen Studienfreund Marco Reinbold das Software-Startup, welches heute mehr als 80.000 Kunden vorweisen kann.

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